Afspraken maken op de automatische piloot is levensgevaarlijk
Succesvolle bedrijven zijn uitermate goed in het ‘maken en nakomen’ van afspraken. Zowel in de interne organisatie als ook naar buiten toe. Klinkt logisch en simpel, maar dat is het niet.
Een Harvard-studie naar middel- en grote bedrijven heeft aangetoond dat directieleden en managers gemiddeld 11 uur per week kwijt zijn aan het bespreken van zaken die anders, of erger, helemaal niet zijn uitgevoerd dan oorspronkelijk was afgesproken.
Daarmee kan worden gesteld dat op het gebied van het ‘maken en nakomen’ van afspraken er nog veel te winnen valt.
‘Oh, was dat de bedoeling?’
‘Je had mij toch toegezegd dat jullie deze week…’
‘Dat had ik zo niet begrepen’
‘Nee klopt, maar daar zijn wij nog niet aan toegekomen’
De oorzaak van dit soort voorbeelden is primair terug te leiden naar de nauwkeurigheid waarmee afspraken gemaakt worden. Veel mensen zijn niet in staat dit op een effectieve manier te doen.
Een afspraak maken is op dusdanige wijze met elkaar communiceren en overeenkomen dat duidelijk is wat, door wie, wanneer en op welke manier het gedaan wordt.
Ogenschijnlijk niet zo moeilijk.
Waar het probleem vaak zit, is in het nauwkeurig afronden van de afspraak. Ofwel, zekerstellen dat je met je gesprekspartner op één lijn zit.
Dit doe je door te verifiëren wat nu precies is afgesproken. Er is namelijk een verschil tussen wat jij hebt gezegd en wat een ander heeft gehoord. Het venijn zit dus in de staart. Hier wordt bijna altijd overheen gestapt met alle gevolgen van dien.
Om dit te voorkomen, wil je het checken. Het is misschien niet de meest comfortabele vraag, maar durf hem wel te stellen: wat hebben we nu afgesproken? Weet je precies wat je moet doen? Zijn er nog zaken die je nodig hebt om dit te kunnen doen? Is er iets dat ertussen kan komen?
Door dit te doen, giet je de afspraak in een betonnen fundament. Of zoals mijn mentor Dusan Djukich zou zeggen: “You speak it into existence”.
Het lijkt heel simpel, maar het is een absolute basis als het gaat om het maken van afspraken. We durven een afspraak in het gesprek niet meer te checken. Bang dat de ander het raar vindt dat je dit doet, omdat we dit nu eenmaal niet gewend zijn.
Dit ’weten’ en dit ‘doen’ zijn twee verschillende werelden.
We zouden hier een voorbeeld kunnen nemen aan piloten in de cockpit van een vliegtuig.
Een copiloot die een opdracht van de piloot krijgt, zal deze altijd hardop moeten herhalen, zodat de piloot zeker weet dat hij of zij het begrepen heeft.
Hierdoor blijven zij ver weg van alle gevolgen die aannames, eigen interpretaties en onduidelijkheden kunnen veroorzaken. En zijn zij niet degenen die uren moeten spreken over zaken die anders, of niet, zijn uitgevoerd dan oorspronkelijk was afgesproken.
Afspraken maken op de automatische piloot is levensgevaarlijk.
Rijksweg 4, Gulpen